Делопроизводство
Порядок ведения документов предприятия определятся правилами Кабинета министров Латвийской Республики от 04.09.2018.
№ 558 «Правила разработки и оформления документов»
Требования к общему оформлению документов
- Документ необходимо подготовить так, чтобы в течение всего времени его хранения обеспечить юридическую силу документа и информативную функцию, а также возможность сделать копию документа.
- Документ не может быть написан карандашом или в легко исправляемом технически и физически неустойчивом виде.
- В документе не должно быть исправлений, закрашиваний, неоговоренных исправлений, зачеркиваний и дополнений. Ошибочные записи необходимо зачеркнуть и любое исправление объяснить.
- Документ должен быть написан четким читаемым текстом на литературном языке, с соблюдением норм правописания и терминологии государственного языка.
- В документе все слова обычно используются в полной форме, с соответствующими окончаниями падежей, чтобы точно показать взаимосвязи между словами.
- Если в документе используются сокращения, они должны соответствовать общепринятым правилам правописания государственного языка или видам, предусмотренным в правовых актах. В документе используются общепринятые в Латвийской Республике единицы измерения и сокращения.
Правила устанавливают, что все предприятия при ведении своей деятельности должны использовать только такие документы и оригиналы и их производные, которые обладают юридической силой.
Чтобы документ имел юридическую силу, в нем обязательно должны быть следующие реквизиты:
- название автора документа;
- дата документа;
- название места составления, выдачи, приема или подписания документа;
- подпись ответственных лиц.
В отдельных случаях, предусмотренных правовыми актами, могут быть следующие реквизиты:
- оттиск печати;
- надпись об утверждении документа или отметка об утверждении документа.
Все бухгалтерские документы должны быть систематически упорядочены и храниться в архивах предприятия в течение следующих периодов:
- годовые отчеты, их приложения и главная книга – 10 лет. После этого они сдаются в Государственные архивы;
- инвентарные списки, бухгалтерские регистры и документы бухгалтерских организаций – 10 лет;
- оправдательные документы о рассчитанной месячной заработной плате работников (оплате труда) с разделением по годам и месяцам – 75 лет;
- прочие оправдательные документы – 5 лет.
За хранение архива предприятия ответственность несет руководитель предприятия.
Схема системы делопроизводства
Используя большой опыт, GC7 предлагает услугу создания системы делопроизводства для предприятия, которая включает в себя все этапы, отображенные на схеме.